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Workflow(ワークフロー)

ワークフローのアイコン
ワークフローのPC用画面 ワークフローのスマホ用画面
マウスを乗せると拡大
フォームの作成も、申請、承認もブラウザだけで簡単にできるワークフロー。
モバイル対応で、外出先からの承認も簡単です。
 
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シンプルで手軽に使える機能性

申請の一覧は目的に合ったものをフォルダから選択して一覧表示。
さらに絞込条件指定で必要な申請の一覧のみを表示できます。
cloudstepワークフロー画面
  • 1.左側: 自分に送られた承認依頼/回覧と、自分の提出した申請が、フォルダ形式で分類して表示されます。
    新しい申請の作成もここから行います。
  • 2.右側: 選択したフォルダ内にある申請の一覧が表示されます。
    一覧から申請を選択すると、申請内容(フォーム)が表示されます。
  • 3.条件絞込ボタン: 申請の一覧をステータス・申請日・承認日・タイトル等で絞り込むことができます。

自分に関わりのある申請は、「確認依頼」フォルダに時系列でまとめて表示されます。
マウスをクリックするだけで内容の確認ができ、ボタンひとつで決裁を完了させることができます。

 

ブラウザで確認しながら作れる申請フォーム

ワークフロー申請フォームの設計は、ブラウザだけで、マウスを使って行うことができます。
特別なソフトウェアや、プログラミングは必要ありません。

フォームを設計する際は、画面の「+」ボタンでデータ項目を追加し、項目に合った入力形式をドロップダウンから選びます。
次に、データ項目に応じた入力規則や、選択肢の設定をオプション画面から設定します。
選択可能な入力形式 テキスト(1 行)、テキスト(複数行)、数値、日付、時刻、姓名、住所、セレクトボックス、ラジオボタン、チェックボックス、計算式、添付、ユーザー選択、グループ選択、データベース選択、段落、アクションボタン
フォームには「表組み」を含めることもでき、任意の項目数と明細行数を持った申請書を設計することができます。
数値項目と計算式項目を組み合わせれば、単価から金額の計算を行うような申請書を作るのも簡単です。

画面の下部にはプレビュー フォームが表示され、設計内容がリアルタイムに反映されていきます。
このプレビューを使用して、入力のテストや確認をしながら設計を進めることができます。
ワークフローのフォーム設計画面
フォーム設計画面
ワークフローの表組設計画面
表組設計画面

 

柔軟で簡単なワークフロー定義

上長承認、部署内回覧など、ワークフローの一連のステップを「ルート」として登録しておき、
複数のフォームで使用することができます。
各ステップでは、「一人が承認したら次に進む」「全員が承認したら次に進む」などの条件を指定できます。
ステップに割り当てるユーザーも、「担当者の上長」「特定の職責・ロールを割り当てられたユーザー」「特定の個人」など、業務フローに合わせて設定することが可能です。
特定のステップでだけ追記や表示が可能になるデータ項目を設定することもでき、
複雑な業務フローにも柔軟に対応します。
ワークフローのルート設定画面
ルート設定画面
ワークフローのルート設定オプション画面
ルート設定 オプション画面

 

iPad と iPhone からの申請、承認に対応

担当者が外出していてワークフローが進まない、そんなことはありませんか?
cloudstep ワークフローを使えば、外出先でもさまざまなモバイル デバイスを使用して、
ワークフローの承認を行うことができます。
iPadを使えば、外出先での申請も可能です。※1
承認依頼メールを
利用する場合
承認、差戻し、却下が可能
iPadまたはiPhoneの
Mobile Safariブラウザで
ワークフローに
ログインする場合
申請、承認、差戻し、却下が可能
※1  iPadでの申請時には、ファイルが添付できないなど一部Mobile Safariブラウザの仕様による制約事項があります。
ワークフローのiPad版画面
iPad版画面

 

機能一覧

ユーザー側の機能

受信一覧表示機能
ワークフローの受信一覧表示機能
決済を行う申請書を保存するトレイです。
承認待ちや承認済み等の申請がステータス分けされ、非常に見やすくなっています。
 
送信一覧表示機能
ワークフローの送信一覧表示機能
稟議申請を保存するトレイです。
送信済みや承認待ち等の申請がステータス分けされ、非常に見やすくなっています。
 
申請者機能
ワークフローの申請者機能
指定の申請書から簡単に申請を行う事が出来ます。
申請を行った申請書は送信一覧にステータス毎に表示されます。
申請を行うと、承認者(回覧者)へメールが送付されます。
※過去の申請書をコピーし作成することも可能です。
 
承認者機能
ワークフローの承認者機能
承認を行う申請は受信一覧にそれぞれステータス毎に表示されます。
受信一覧にて詳細を確認しつつ承認、差戻し、却下が行えます。
承認が完了すると申請者へ、次の承認者が存在する場合は次の承認者へメールが送付されます。
※メールからダイレクトに承認、差戻し、却下を行う事も可能です。
 
代理申請/
代理承認機能
ワークフローの代理申請
申請書ベースでの代理申請及び代理承認の設定を行う事が出来ます。
 
モバイル承認機能
ワークフローのモバイル承認機能
携帯電話のアドレス設定を行っておく事で、携帯電話で承認することが出来ます。
 

管理者側の機能

フォーム作成機能
ワークフローのフォーム作成機能
既存のテンプレートを利用して作成が出来ます。
直感的に分かりやすい操作でフォームを作成する事が出来ます。
 
ルート設定機能
ワークフローのルート設定機能
承認のルートを設定します。
ロールの制限(部長のみ、課長のみ承認可能等)を設定出来ます。
承認ユーザーを固定でルートを設定する事が出来ます。
複数ユーザーが全て承認又は何れか一名が承認した場合に次のルートに進む設定を行う事が出来ます。
 
 
 

さらに詳しく知りたい方は…

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