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社内システムの全面クラウド化を実現!多方面での連携で業務効率もアップ!
シンポー情報システム株式会社

【課題】既存サーバーの終了とともに社内システムをクラウド化したい

経営企画室 室長 山田 路郎氏

1988年の創業以来、独自のソリューションビジネスを展開しているシンポー情報システム。情報システムの企画、開発、構築、運用に関わるすべてのプロセスを担うインテグレーター企業である。すべてのプロセスを手掛ける同社では、トヨタグループをはじめ官公庁から、製造、流通、金融、医療などの幅広い事務系システム分野で実績をあげている。歴史と実績を兼ね備える同社であるが、更なる成長にも積極的な取り組みを見せている。最近では2016年から一定条件の企業に義務化されたストレスチェックサービスも展開しており、「アグレッシブで真摯であり、自己啓発を怠らない」と掲げる企業理念をまさに体言している企業と言えるだろう。

 

さて、このように日々成長を遂げている同社では2013年のサーバー契約終了を契機に社内システムの全面クラウド化に取り組むことになった。目的は「社内コミュニケーションの活性化」と「システムの連携による業務負荷の軽減」だ。従来利用してきたシステムは社外からもスマートデバイスからもアクセスできず、全体の8割以上の社員が社外企業へ常駐する社員も多数抱える同社では、社員間のコミュニケーションだけでなく、業務遂行の面でも妨げになっていた。また、システムの多くは機能毎に分立されており、情報を共有するだけでなく、統一された設定を維持するだけでも一苦労であったという。人事配置が定期的に行われるため、権限の設定を行うにもシステム毎に行う必要があり、管理側の業務を圧迫していた。シンポー情報システムでは、これら課題を解決できるクラウドサービスを選定する必要があった。 そこでシンポー情報システムでは各部署から人員を選び業務改革推進委員会を組織。

 

導入後の運用も踏まえたシステムの選定に取り組み始めた。導入において経営企画室 室長 山田路郎氏は「全社で見ても初めてのクラウドサービスであったため、戸惑う部分も多かった。具体的にどうしたらよいのか分からなかったのです。」と当時の心情を教えてくれた。

 

【導入】システナの提案で具体的な利用イメージを掴んだ

今回の導入にあたっては、業務改革推進委員会にて複数のクラウドサービスから比較して選定を行ったという。この頃同社では社内コミュニケーション活性化への投資として、全社的なiPadの導入を控えていた。そのため、デバイスを選ばないシステムである必要があった。導入当時の2014年時点で既にスマートデバイスからの利用に実績があるGoogle Apps はまさに申し分のないクラウドサービスであったという。しかし、クラウドサービスの導入経験のなかった同社では情報系(コミュニケーション)ツールとしての導入には、いまひとつ具体的なイメージが湧かない状況であった。この時に導入の背中の押したのは、システナからの提案であったという。システナは、既に導入した企業での利用実績や利用例を提示し、導入後にはどのような利用が想定されるかを案内した。「この時の提案内容によって、運用の具体的なイメージが湧いた。他社ではトライアル環境の提供などはあったが、実際に運用したシーン(実例)での提案はなく、とても好印象だった」と山田氏は話してくれた。

 

メンテナンス業務の負荷増大という課題を解決するために、システナは、シンポー情報システムに向けて、組織・ユーザー情報を一元管理することを可能にした『アカウント管理システム』の開発を提案した。このシステムは、社内に設置してある Active Directory への組織・ユーザー情報の反映だけでなく、他の SaaS 型ソリューションに対しても直接連携もしくは CSV 連携を実現している。当該システムは、今後の連携先環境のサービス拡張を見据えた汎用的な設計となっているため、連携先インターフェースを構築してしまえば、システム改修することなく組織・ユーザー情報の連携が可能になる。

 

また、同社がシステナに決めた理由はこれだけではない。この時システナが提案したのはGoogle Apps などとも連携するCloudstepシリーズは、シンポー情報システムのニーズを満たすものであった。従来、紙で対応していた申請書もCloudstep ワークフローであれば、電子化できるうえにスマートデバイスからも対応が可能となるものであった。なかでも魅力に感じたのはGoogle Apps とも連携するCloudstep コネクト。今まで個別に対応が必要であったシステム毎の設定もCloudstep コネクトによって一括管理が実現できる。こうした具体的且つ、システムの一元管理化を提案したシステナをシンポー情報システムは採用した。

【効果】業務スピードの向上を各所で実感

こうしてシステナが提供するクラウドサービスを導入・運用したシンポー情報システムに変化はあったのだろうか。山田氏は「様々なシステムと連携が取れるようになった。社外からのアクセスも可能になり、業務スピードが上がった」と語る。

 

全体を通して言えば、全面クラウド化を実現したことで、社内のシステムがシームレスに連携した。これによって、従来月次で役員に提出していた経営指標の数字を集計するのに20営業日かかっていたが、約8営業日にまで短縮された。導入しているCloudstep シリーズは「使っていない機能はない」と言い切るほど同社の中で定着しているようだ。特に業務スピードの向上を実感しているのはワークフローで、「今まで社内からでないと行えなかった申請業務が社外からスマートデバイスで利用できることは利便性の面で格段に向上しているし、申請者や承認者がしっかりと明記されているので分かりやすさも増した。今では定型化できる申請類は全てCloudstep ワークフローから行っています。」と山田氏は語った。さらに、Google Apps も業務スピードと効率化の向上に寄与している。例えば、Google ドライブはファイルサーバーとしての役割も担っているが、共同編集やコメント機能を利用してPC の資産管理等として利用状況などを集約している。ここでも山田氏は「Excelでもこれらの管理は可能だと思うが、その場合は情報の集約がとても大変です。しかし、スプレッドシートを使えば効率的に管理することができます。しかも標準搭載の機能内で実現できる。」と笑顔で効果を教えてくれた。

 

また、同社業務改革推進委員会では定期的な運用の改善のために社員から意見を募集する目安箱をGoogle サイトで作成した社内ポータルサイトに設置している。情報収集も積極的に行っているが、そこにはシステナからの定期的な情報提供が支援となっているようだ。

【将来】継続的な運用改善 システナの提案にも期待

シンポー情報システムでは今回の導入によって「社内コミュニケーションの活性化」と「システムの連携による業務負荷の軽減」 を見事に実現した。特に社内コミュニケーションの観点では、業務だけに捉われず、部活動が盛んな同社では野球大会などの活発なコミュニケーションもシステムを介して飛び交っているようだ。

 

山田氏は今後の運用展望として「システムは導入して終わりなのではなく、日々改善の姿勢が必要だ」「便利が当たり前になり、社員からの要望のハードルも上がってきている」と話し、「今後もシステナから情報提供やセミナーなどの情報を提供してほしい」「これから提供される新しいサービスにも期待したい」と山田氏は、アグレッシブに真摯に成長し続ける姿勢を見せてくれた。

 

 

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