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コスト削減!コミュニケーション向上!モバイル利用!
株式会社ジェイアイエヌ

お客様の抱えていた問題は?

管理本部 システムグループ
マネジャー 神尾洋二郎氏

株式会社ジェイアイエヌ(以下、ジェイアイエヌ)は、全国にその名を知られる「JINS」ブランドで有名なアイウエア事業を展開している約70店舗(服飾雑貨含め100店舗)を構える企業だ。既成概念にとらわれず、常に圧倒的高品質・斬新なアイウエアをスピーディに提供しているその背景には、グループウェアによる社員間の情報共有が徹底されていることだった。

全国に店舗を構えるジェイアイエヌにとって社員が一堂に会することは少なく、スピーディに商品を提供するには情報共有は不可欠なのだ。

既にジェイアイエヌでは情報共有ツールとしてクライアントサーバ型の代表的なグループウェアを導入しており、よりリアルタイムなコミュニケーションを図るためにiPhoneの導入を検討していた。しかし、利用中のグループウェアはジェイアイエヌの運用に対応できる程のiPhone連携機能を備えていなかった。

そこでiPhoneとの連携が優れているシステムを検討した結果、Google Apps を選定した。実際にiPhoneと Google Apps の連携は導入前にシステナのデモンストレーションで確認しており、メール、スケジューラ、連絡先のプッシュ配信に非常に魅力を感じた。
しかし Google Apps についても懸念があった。それは社員や店舗情報を登録する共有連絡先が同期されないのだ。都度 Google Apps へ共有連絡先を検索することはできるが同期されていないため、例えばiPhoneの検索にヒットしなかったり、着信があっても誰からの電話か表示されないのだ。
これはジェイアイエヌにとっては致命的だった。外出が多い社員や役員はメールに加え電話でもやり取りをすることが多く、そのため社員や店舗の電話番号やメールアドレスなど、連絡先は常に最新の状態で同期されている必要があった。

この問題に対する、システナの提案は?

「導入の際には、システナの導入支援サービスが役に立ちました。」と神尾氏は語る。Google Apps は操作性がよく直感的に利用できるが、メールやカレンダーなど各サービスには多くの機能があり、それを短期間で一から把握するのは難しい。システナの導入支援サービスは現行システムの状況や要望などをヒアリング、調査、分析したうえで導入スケジュールを策定する。そのスケジュールをもとに数多くの機能の中から特に注意すべき点、運用上多く利用する機能などをアドバイスやハンズオンでレクチャーするといった内容だ。

さらに、神尾氏はこう付け加えた。「Google Apps 導入時期と新規店舗のオープンが重なり、導入作業等に時間を割くことが難しい状況でした。そこでシステナが現行システムを管理している業者との調整やサーバ情報の設定変更、Google Apps 初期設定作業を代行してくれたのは非常に助かりました。この丁寧かつ素早い対応が導入決定からわずか20日間で利用開始できた大きな要因だと感じています。」

Google Apps へリプレイスする際の最も注意すべきポイントはメールシステムのスムーズな切り替えだ。
ジェイアイエヌではメールシステムを段階的に移行するのではなく、利用開始時に一斉に切り替えたがほとんどの社員はストレスなく今まで使用していたメーラーから Gmail へ違和感なくシフトすることができた。

問題の解決と、今後について

「Google Apps はメールサービスのみでもコストメリットや業務効率化などその効果は高いが、今後はさらに Google ビデオ、Google ドキュメントを利用したいと考えています。
例えば、お客様への接客マナーなど文章だけで伝わりにくいことは Google ビデオでお手本をアップロードしておけば、社員は確認したい時にいつでも見ることができます。

また Google ドキュメントは日報や営業報告書など社内のみで利用しているファイルをメールでやり取りする従来のやり方から、Google ドキュメントを使用して毎日定刻までに所定のファイルを各社員が更新するやり方にすればファイルのやり取りで無駄が発生する事もなく一層の業務効率化が図れます。
そのためにはシステナのマニュアルサービス、ヘルプデスクサービスはもちろん活用方法などの提案に期待しています。」と神尾氏は締めくくった。

会社情報

株式会社ジェイアイエヌ

東京都渋谷区神宮前2-34-17 住友不動産原宿ビル20F

http://www.jin-co.com/

 

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